شاید بتوان گفت پس از آشنایی انسان با خط و استفاده ازآن در رفع نیازهای اجتماعی و اقتصادی اش، نوشته‎ها به ‏عنوان یکی از دلایل اثبات ادعا یا دفاع در مقابل ادعای مطروحه نقش مهمی را در دادرسی‏ های مدنی(حقوقی) ایفاء می ‏کنند.

تعریف سند و انواع آن

مطابق قانون سند عبارت است از نوشته ای که هم شخص مدعی و هم طرف مقابل او یعنی خوانده دعوی قادر به استفاده از آن در محاکمه هستند. خواهان برای اثبات ادعایش و خوانده در مقام پاسخ به ادعای خواهان اسنادی را ارائه می دهند که بر دونوع اند: (عادی و رسمی).

اسنادی که توسط مامورین رسمی و در حدود صلاحیت آنان و مطابق با قانون تنظیم شوند رسمی‏ اند مانند: اسنادی که توسط مامورین اداره ثبت اسناد و املاک تنظیم می‏ شوند یا توسط دفاتر اسناد رسمی و یا ثبت احوال و …

پرسش: چه اسنادی عادی محسوب می شوند؟

پاسخ: نوشته هایی که افراد با یکدیگر برای تنظیم امور جاری شان تنظیم می‏ کنند و نیز نوشته‏ هایی که فاقد هریک از شرایط سه گانه مذکور (۱- سند توسط مامور رسمی تنظیم اسناد تهیه شود.۲- مامور دارای صلاحیت تنظیم آن باشد.۳- سند رعایت مقررات قانون تنظیم شده باشد) باشند؛ سند عادی به شمار می آیند.

پرسش: مقصود از مامورین رسمی و حدود صلاحیت آنان در تعریف سند رسمی چیست؟

پاسخ: مامور رسمی کسی است که از سوی حکومت به انجام کاری مامور شده است و لازم نیست که حتماً بین مامور و دولت رابطه استخدامی برقرار شده باشد مانند: دفاتر اسناد رسمی، زیرا سردفتر، کارمند دولت نیست گرچه سردفتری شغلی غیر دولتی محسوب می‏ شود ولی از آنجایی که سر دفتر از سوی دولت مامور به تنظیم معاملات است، سردفتر مامور رسمی به حساب می‏ آید. اما مقصود از صلاحیت آن است که مامور هم ذاتاً و هم محلاً دارای قابلیت قانونی برای تنظیم سند باشد.