اطلاعات شامل: ارتباطات مکتوب و شفاهی، رسمی و غیر رسمی میشود. مهارت های مختلفی برای کنترل اضافه بار اطلاعاتی از قبیل: سازمان و انتقال اطلاعات ضروری هستند. دسترسی جهانی به اینترنت به تدریج دسترسی به اطلاعات را ممکن ساخته است و این وفور ممکن است تشخیص کیفیت مناسب یا ارزش آن را دشوار سازد. مدیران باید بین میزان اطلاعاتی که در سطح مدیریت محدود هستند، اطلاعات خارجی، جامع و عمومی(مانند: گزارشهای خبری تجاری، سیاسی و اقتصادی) از طریق منابع داخلی که ویژه، مرتبط و گاهی اوقات خصوصی هستند، تعادل برقرار سازد. اطلاعات زیاد موجب نگرانی و کاهش بازدهی میشود و اطلاعات نادرست ممکن است تصمیم گیری غلط مدیریت از طریق حدس و گمان و وخیم شدن شرایط کاری به دنبال داشته باشد.
خودتان را بشناسید.
ظرفیت افراد برای کنترل اطلاعات متفاوت است، بنابراین باید بررسی کنید که چگونه میزان اطلاعات مطابق با زمان، به شما اطمینان بیشتری میدهد. بررسی کنید که چگونه با روشهای مختلف ثبت اطلاعات سازگار می شوید. آیا از مکالمات یاداشت برداری کرده اید یا آنها را به حافظه می سپارید؟ آیا میتوانید ارتباط ذهنی بین بخشهای مرتبط اطلاعاتی ایجاد کنید ؟
زمان خود را مدیریت کنید.
اگر اطلاعات بطور پیوسته ذهنتان را درگیر میکند، زمانی را در یک روز یا هفته برای ارزیابی اطلاعات اختصاص دهید. از محدودیتهای زمانی خود استفاده کنید.
درباره موضوعات زیر فکر کنید:
براهداف خود متمرکز شوید
براهداف کنونی خود متمرکز شوید، درغیر اینصورت اطلاعات شما روی هم انباشه میشود و ممکن است درآینده بهآنها نیاز پیدا کنید. باید اهداف و اولویت ها را تعریف کنید- برای اهداف اطلاعاتی- مانند”باید باشد”، “خوب است که باشد” و”بودن آن برایم ضروری نیست” برآنچه که باید بدانید تمرکز کنید، نه برآنچه که احتمال دارد دانستنش مفید باشد. باید از اطلاعات در موارد زیر استفاده کنید:
روش های دسترسی و انتقال را انتخاب کنید.
انتخاب روش تحویل و دسترسی در تمام چرخه کنترل اطلاعات اهمیت دارد. در صورتی که دقت کافی را نداشته باشیم رسانه ممکن است پیامی را تحت تاثیر قرار دهد یا آنرا از بین ببرد. تمام منابع اطلاعاتی به روشهای مختلف زمانبر هستند:
رسانه خود را با دقت انتخاب کنید؛ شاید با حجم زیادی از اطلاعات سطح پایین مواجه شوید که باید گلچین شوند.