اطلاعات شامل: ارتباطات مکتوب و شفاهی، رسمی و غیر رسمی می‏شود. مهارت های مختلفی برای کنترل اضافه بار اطلاعاتی از قبیل: سازمان و انتقال اطلاعات ضروری هستند. دسترسی جهانی به اینترنت به تدریج دسترسی به اطلاعات را ممکن ساخته است و این وفور ممکن است تشخیص کیفیت مناسب یا ارزش آن ‏را دشوار سازد. مدیران باید بین میزان اطلاعاتی که در سطح مدیریت محدود هستند، اطلاعات خارجی، جامع و عمومی(مانند: گزارشهای خبری تجاری، سیاسی و اقتصادی) از طریق منابع داخلی که ویژه، مرتبط و گاهی اوقات خصوصی هستند، تعادل برقرار سازد. اطلاعات زیاد موجب نگرانی و کاهش بازدهی می‏شود و اطلاعات نادرست ممکن است تصمیم گیری غلط مدیریت از طریق حدس و گمان و وخیم شدن شرایط کاری به دنبال داشته باشد.

خودتان را بشناسید.

ظرفیت افراد برای کنترل اطلاعات متفاوت است، بنابراین باید بررسی کنید که چگونه میزان اطلاعات مطابق با زمان، به شما اطمینان بیشتری می‏دهد. بررسی کنید که چگونه با روشهای مختلف ثبت اطلاعات سازگار می شوید. آیا از مکالمات یاداشت برداری کرده اید یا آنها را به حافظه می سپارید؟ آیا می‏توانید ارتباط ذهنی بین بخش‏های مرتبط اطلاعاتی ایجاد کنید ؟

زمان خود را مدیریت کنید.

اگر اطلاعات بطور پیوسته ذهنتان را درگیر می‏کند، زمانی را در یک روز یا هفته برای ارزیابی اطلاعات اختصاص دهید. از محدودیتهای زمانی خود استفاده کنید.

درباره موضوعات زیر فکر کنید:

• چقدر زمان دارید.
• چقدر انعطاف پذیر هستید.
• چقدر زمان ممکن است برای پردازش اطلاعات صرف شود.
• چگونه کار می کنید.آیا هر زمان که ایمیلی دریافت می‏کنید، کارتان را متوقف می‏سازید؟

براهداف خود متمرکز شوید

براهداف کنونی خود متمرکز شوید، درغیر اینصورت اطلاعات شما روی هم انباشه می‏شود و ممکن است درآینده به‏آنها نیاز پیدا کنید. باید اهداف و اولویت ها را تعریف کنید- برای اهداف اطلاعاتی- مانند”باید باشد”، “خوب است که باشد” و”بودن آن برایم ضروری نیست” برآنچه که باید بدانید تمرکز کنید، نه برآنچه که احتمال دارد دانستنش مفید باشد. باید از اطلاعات در موارد زیر استفاده کنید:

• داشتن اهدافی تعیین شده
• مرتبط با نیازها
• کاری جهت دار
• متناسب با هدف تعریف شده
• زمانی که اطلاعات درک این مسئله رافرآهم می‏سازد که کارها پیشرفت خواهند کرد.

روش های دسترسی و انتقال را انتخاب کنید.

انتخاب روش تحویل و دسترسی در تمام چرخه کنترل اطلاعات اهمیت دارد. در صورتی که دقت کافی را نداشته باشیم رسانه ممکن است پیامی را تحت تاثیر قرار دهد یا آن‏را از بین ببرد. تمام منابع اطلاعاتی به روش‏های مختلف زمانبر هستند:

• کتابخانه های مطالب چاپی ممکن است زمان زیادی را برای جدا کردن و دسته بندی مطالب نیاز داشته باشند.
• پایگاه داده‏ای یا جستجوی اینترنتی ممکن است صدها منبع در اختیار شما قرار دهند و امکان دارد کاهش دادن تعداد آنها به میزان قابل توجهی زمانبر باشد.
• پیامی که از طریق ایمیل ارسال می‏شود ممکن است تعداد زیادی صفحه را در بر بگیرد.
• کتابخانه‏ ها از امتیاز سازماندهی سیستماتیک برخوردارند؛ خصوصاً مراقب اطلاعاتی که دسته بندی نشده‏اند باشید.

رسانه خود را با دقت انتخاب کنید؛ شاید با حجم زیادی از اطلاعات سطح پایین مواجه شوید که باید گلچین شوند.