برنامه ریزی

• کارهای هفتگی خود را از قبل برنامه ریزی کنید.
• زمان بیکاری را در برنامه خود بگنجانید بنابراین بطور ثابت نمی ‏توانید از زیر کار شانه خالی کنید.
• زمان استراحت و تفریح را نیز مانند زمان کاری برنامه ریزی کنید.
• از یک برنامه پشتیبان برای شرایط ضروری استفاده کنید. تصمیم بگیرید کدام کارها ممکن است متوقف شوند، چه کسی ممکن است به کمک نیاز داشته باشد و اگر کارها به طور مداوم به تاخیر بیفتد چه کسی مسئول خواهد بود.

اولویت بندی

• کارها را به ترتیب اهمیت دسته بندی کنید. سعی کنید هدفمند عمل کنید و کارهایی که دوست دارید انجام دهید را قبل از کارهای ضروری قرار ندهید.
• هنگام نپذیرفتن انجام برخی کارهایی که مسئولیت آنها را به عهده دارید جسور اما مودب باشید.
• اهدافی مشخص برای آنچه که می‏ خواهید به دست آورید، داشته باشید و برای خودتان زمان در نظر بگیرید.

انتخاب کردن

• بررسی کنید کدام یک از کارها ممکن است توسط فرد دیگری انتخاب شوند.
• با دقت انتخاب کنید چه کسی باید کار را انجام دهد. آیا این فرد دانش و مهارت کافی را برای انجام این کار را دارد و آیا آنها زمان و اشتیاق لازم را برای انجام کار دارند؟ آیا کسی را ناراحت خواهید کرد؟
• اطمینان داشته باشید که دستوالعمل درستی را استفاده می ‏کنید بنابراین کارهای محوله به خوبی انجام خواهند شد.
• دیگران را نیز در انجام پروژه‎ها شریک گردانید و بار کاری را تقسیم کنید.
• کارمندان خود را برای مدیریت زمان خود بطور موثر آموزش دهید.

بررسی کنید که کارها را چگونه انجام داده ‏اید.

• برای انجام کارهای مهم در زمانی از روز که بهترین بازده را دارید برنامه ریزی کنید.
• کارهای پیچیده را به بخش‏های قابل مدیریت تقسیم کنید.
• از درگیری های ناخواسته پرهیز کنید.
• اگر این کار ممکن بود و اگر خانه هم محیط آرامی داشت، گاهی اوقات کارهایتان را درخانه انجام دهید.
• به جای مکاتبه با افراد رودرو صحبت کنید. این کار تاثیر بیشتری خواهد داشت و تصمیم‏گیری سریعتر صورت خواهد گرفت.
• کارهای مشابه را همزمان انجام دهید.
• کاغذ بازی را به حداقل برسانید و از تکرار غیر ضروری جلوگیری کنید.
• اطمینان حاصل کنید که تمام جلساتی که در آنها شرکت می کنید ضروری هستند.
• برنامه‏ های سفر کاری خود را بررسی کنید. آیا می ‏توانید سفرهای غیر ضروری را حذف یا کوتاه کنید.

از زمان برای انجام کار استفاده کنید.

کار زیاد و سخت میزان بازدهی را کاهش می دهد. امکان دارد استرس ایجاد کند و زمان مفیدی را که باید برای کار صرف کنید، تحت تاثیر قرار دهد. بدون نگرانی ۱۰ دقیقه را به نوشیدن قهوه یا چای یا قدم زدن در پارک، یا یک ساعت را برای رفتن به باشگاه اختصاص دهید. سعی کنید که تعادل را در زندگی کاری خود برقرار کنید.

زمانی را به فکر کردن اختصاص دهید.

کیفیت زندگی هنگام نوشتن برنامه ها یا طرح های مهم و دوری کردن از درگیری ها بسیار مهم است زیرا موقعیتی را برای فکر کردن ایجاد می‏ کند. در یک دفتر بزرگ می‏ توانید از علامتی استفاده کنید که دیگران مزاحمتان نشوند.

به عنوان یک مدیر باید از موارد زیرحذر کنید:

• هدر دادن زمان برای انجام کارهای نه چندان مهم هنگامی که واقعاً کار مهم‏تری را باید انجام دهید.
• به تعویق انداختن حل مشکلاتی که اگر آنها را نادیده بگیرید ممکن است باعث وخیم تر شدن اوضاع شوند.
• فراموش کردن اختصاص دادن زمانی برای استراحت.
• غافل شدن از خانواده، زندگی اجتماعی یا فعالیت ‏های تفریحی.